Hieronder het huishoudelijk reglement zoals vastgesteld door de ALV op 6 februari 1992. De wijzigingen vastgesteld in de ALV van 13 juni 2002 en 14 juni 2007 zijn hierin verwerkt.
Statuten
De statuten zijn als PDF-document opgenomen welke u hier kunt downloaden.
Huishoudelijk Reglement
Artikel 1 NAAM
De naam “Westlandse Koorvereniging Musica” kan zowel volledig als kortweg “Musica” gevoerd worden. Met name bij P.R. activiteiten en bij bijvoorbeeld aankondigingen en/of aftitelingen verdient de volledige naam de voorkeur.
Eventueel gebruik makend van de afkorting: “W.K.V. Musica”.
Artikel 2 VESTIGINGSPLAATS
De vereniging is gevestigd te Monster. Dit betekent dat ernaar gestreefd wordt om de repetities in deze vestigingsplaats te houden. Door afspraken in de algemene vergadering kan om praktische, economische of andere redenen tot een andere keuze gekomen worden.
Artikel 3 DOEL
De doelstelling wordt gerealiseerd door het houden van een wekelijkse repetitie. Uitzonderingen hierop zijn de schoolvakanties in de plaats van vestiging alsook erkende feestdagen. Op verzoek van de muzikale leider kunnen er extra repetities worden ingelast op grond van activiteiten welke beoogd worden.
De te geven uitvoeringen zijn breed van opzet. Enerzijds het voldoen aan uitnodigingen in de vestigingsplaats hetzij gemeentelijk dan wel in centra. Anderzijds op verzoek van verenigingen of particulieren ter ondersteuning van door hen te organiseren festiviteiten. Ook wordt een actief beleid gevoerd om met (delen van) de vereniging een semi-professioneel optreden te verzorgen. Hiertoe wordt een gericht acquisitie beleid geformuleerd.
Artikel 4 LIDMAATSCHAP
4.1 (In samenhang te lezen met 4.4)
Het lidmaatschap staat open voor personen vanaf 16 jaar. Aanmeldingen voor het lidmaatschap dienen te geschieden bij het secretariaat middels het invullen van een aanmeldingsformulier.
Er geldt geen maximum leeftijd.
Algemeen geldt dat het bestuur het recht heeft personen te weigeren die niet voldoen aan de realisatie van de doelstellingen van het koor.
4.2 In het te voeren register worden de volgende gegevens beheerd. Naam, geboorte datum, adres, postcode, woonplaats en telefoonnummer en @-adres. Stem, beschikbaarheid voor soorten optredens en eventuele opstapplaats bij gezamenlijk vervoer. Tevens worden in dit register de namen en adressen gehouden van de begunstigers en buitengewone leden. De beschikbare gegevens worden slechts voor “Musica-doeleinden” gebruikt. Indien leden om welke reden dan ook specifieke gegevens niet openbaar willen laten worden, kan dit worden aangegeven. Met alle beschikbare persoonsgegevens wordt zeer secuur en vertrouwelijk mee omgegaan.
4.3.1 Gewone leden zijn die personen die aanvaard zijn conform de criteria in artikel 4 lid 1.
4.3.1.1 Elk lid is gehouden alle verplichtingen die krachtens de statuten en dit reglement op hem rusten, na te komen.
4.3.2 De criteria voor buitengewone leden zijn:
– Uitzonderlijke verdienste voor de vereniging in de huidige situatie dan wel in het verleden.
– Nadere criteria kunnen op voorstel van het bestuur in de algemene vergadering worden vastgesteld.
4.4 De volgende procedure wordt gehanteerd tot het verkrijgen van het lidmaatschap. Een ieder die zich als lid aanmeldt bij het secretariaat, wordt als kandidaat-lid beschouwd en als zodanig aan de leden voorgesteld. Na afloop van deze eerste bijeenkomst wordt de stemcapaciteit beoordeeld door de muzikale leider in aanwezigheid van één der leden van de muziekcommissie. Het resultaat van deze test wordt doorgegeven aan het secretariaat. Indien het resultaat niet voldoende is volgt er een afschrijving. Indien dit wel voldoende is en er geen sprake is van een wachtlijst voor de betreffende stemsoort, wordt het kandidaat-lid uitgenodigd om vier weken op proef de repetities bij te wonen. Voor deze periode is geen contributie verschuldigd. Wanneer er wel sprake is van een wachtlijst wordt het kandidaat-lid door de muziekcommissie op de wachtlijst geplaatst waarvan een mededeling aan betrokkene wordt gedaan. Bij een beschikbare plaats volgt de proefperiode van vier weken. In de vaker genoemde periode van vier weken wordt er door of namens het bestuur een gesprek met het kandidaat-lid gevoerd, omtrent de wensen en achtergronden van het kandidaat-lid, alsmede ter instemming met het bedoelde in statuten en huishoudelijk reglement. Na deze periode van vier weken volgt er overhandiging van de statuten en huishoudelijk reglement, en wordt het aanmeldingsformulier ter ondertekening aangeboden. Op dit aanmeldingsformulier is tevens vermeld dat men akkoord gaat met de statuten en het huishoudelijk reglement. Na ondertekening is men officieel lid, wordt het lid definitief voorgesteld aan de vereniging als zijnde nieuw lid en is men verplicht contributie te betalen.
Artikel 5 BEGUNSTIGERS
5.1 Jaarlijks stelt het bestuur vast de hoogte van de minimum bijdrage om tot de begunstigers te kunnen worden gerekend. Niet louter financiële bijdragen hoeven hiertoe te worden gerekend, ook materiële bijdragen die een gelijkwaardige waarde vertegenwoordigen zijn van toepassing.
5.2 Begunstigers alsook buitengewone leden die niet tevens lid zijn, hebben geen stemrecht.
5.3 Nadere rechten kunnen door de algemene vergadering worden vastgesteld.
Artikel 6 EINDE LIDMAATSCHAP
Nadere regelingen omtrent de bepalingen in de statuten hieromtrent kunnen door de algemene vergadering worden vastgesteld.
Artikel 7 RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN BEGUNSTIGERS
Nadere regelingen omtrent de bepalingen hieromtrent in de statuten en/of huishoudelijk reglement artikel 5, kunnen door de algemene vergadering worden vastgesteld.
Artikel 8 CONTRIBUTIES/DONATIES
8.1 Tijdens de algemene vergadering wordt jaarlijks de hoogte van de contributie/donatie vastgesteld. Alle donateurs die voldoen aan de door de algemene vergadering te stellen criteria qua hoogte van de donaties, alsook de contributieplichtigen ontvangen ten behoeve van het jaarlijks te geven concert: één toegangskaart.
8.1.1 De in artikel 8.1. genoemde contributie wordt door de leden op de volgende manier voldaan: per bank/giro-overschrijving, per kwartaal en bij vooruitbetaling. Ontheffingen hiertoe kunnen worden verleend door de penningmeester. Uitzonderingen beschreven als in artikel 8.3 blijven onverminderd van kracht.
8.2 Door het bestuur worden de te ontvangen bedragen voor optredens vastgesteld en kenbaar gemaakt aan tenminste die personen die vanwege hun contacten hiervan weet dienen te hebben.
8.3 In aansluiting op het bepaalde in de statuten en het huishoudelijk reglement hieromtrent is het bestuur eigenstandig bevoegd, zonder last of ruggespraak, gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van de maandelijkse contributie bijdrage te besluiten. De verzoeker dient hiertoe een gemotiveerde aanvraag in bij de penningmeester. Deze kan na overleg met de voorzitter tot een besluit komen. De overige bestuursleden worden, zo nodig, zonder argumentatie van het besluit op de hoogte gebracht. Dit in het belang van de mogelijke privacy gevoeligheid.
Artikel 9 BESTUUR
Het bestuur bestaat uit minimaal drie, doch zo mogelijk uit vier personen. De verantwoordelijkheid van de vereniging berust bij het bestuur. De werkzaamheden worden vanuit een zo groot mogelijke delegatie uitgevoerd door diverse commissies. Deze commissies hebben een zo groot mogelijke autonomie in het functioneren.
9.1 De voorzitter is belast met de algemene leiding van de vereniging. Hij leidt hiervoor de algemene vergaderingen van de vereniging en minimaal twee maal per jaar de gezamenlijke vergadering van bestuur en de verzamelde commissies. Hij representeert de vereniging zowel in- als extern.
Indien daartoe door afwezigheid geen gelegenheid toe bestaat wordt hij vervangen zo mogelijk door de vice-voorzitter, dan wel door iemand anders, liefst vanuit het bestuur dan wel door een door hem geschikt bevonden persoon. Een lid van één der commissies op een ter zake doend gebied kan eveneens een vervanger zijn.
De vice-voorzitter wordt jaarlijks door het bestuur benoemd. Het bestuur benoemt hiertoe één van de (contact)personen van één van de commissies. Deze persoon maakt gedurende het jaar deel uit van het bestuur. De verdeling van de bestuurswerkzaamheden vindt binnen het bestuur in onderling overleg plaats
9.2 De secretaris voert de correspondentie zowel in- als extern. Betreffende het verenigingsorgaan ‘Musica Media’ is er sprake van een gedelegeerde verantwoordelijkheid naar een redactie.
9.3 De penningmeester beheert en administreert de gelden van de vereniging. Betreffende het te voeren financiële beleid dient er een nauw contact te zijn met de financiële commissie.
Artikel 10 VERGADERINGEN EN REPETITIES
10.1 Het bestuur vergadert tenminste zesmaal per jaar.
10.2 Het bestuur is bevoegd bij alle vergaderingen de muzikale leider en/of andere deskundigen uit te nodigen.
10.3 De taak van het bestuur is de voortgang van de vereniging te bewaken. Tevens is het de taak van bet bestuur algemene kaders aan te geven voor de diverse commissies opdat zij binnen het raamwerk van de vereniging autonoom kunnen functioneren en een eigen beleid kunnen vaststellen.
10.4 Tot de algemene vergadering hebben de buitengewone leden, de begunstigers en de donateurs toegang na aanmelding bij het bestuur. Bovenstaande personen hebben geen stemrecht tijdens de vergaderingen.
10.4.1 In deze algemene vergadering wordt het totale beleid van de vereniging vastgesteld, bijgesteld en geëvalueerd. De procedure hiertoe vindt plaats op geleide van de plannen en resultaten van de diverse commissies. De Commissies dienen hiertoe uiterlijk: 1 oktober de plannen voor het komende jaar bij het bestuur in te leveren. Na afloop van het verenigingsjaar dient er binnen twee maanden een verslag van de activiteiten ingeleverd te worden bij het secretariaat.
10.5 De repetities worden gebruikelijk eenmaal per week gehouden.. Uitzonderingen hierop zijn erkende feestdagen en reguliere schoolvakanties. Excepties op de uitzonderingen worden door het bestuur bepaald in overleg met de muzikale leider. Voornamelijke redenen hiertoe zijn noodzakelijke repetities in het kader van uit te voeren activiteiten.
10.6 De leden worden geacht de repetities bij te wonen. Het bestuur heeft de bevoegdheid indien een lid meer dan drie keren achtereenvolgens onaangekondigd de repetities niet bijwoont te manen. Wanneer dit evenmin tot een regelmatig bijwonen van de repetitie leidt na in totaliteit van zes weken kan dit tot een ontzetting uit het lidmaatschap leiden.
10.7 Bij ernstig wangedrag tijdens repetities en uitvoeringen e.d., te bepalen door de muzikale leider in overleg met het bestuur kan een lid ter plaatse worden geschorst, al dan niet na een gegeven waarschuwing.
Artikel 11 MUZIKALE LEIDING EN BEGELEIDING
11.1 Door het bestuur wordt de muzikale leiding en begeleiding aangesteld.
11.2 De aanstelling van de muzikale leider geschiedt na het volgen van de volgende procedure.
11.2.1 Het bestuur zorgt voor gerichte werving middels persoonlijke contacten of anderszins.
11.2.2 Een voordracht van zo mogelijk meerdere kandidaten wordt gedaan aan de muziekcommissie.
11.2.3 Na een selectie ronde worden er twee kandidaten voorgedragen tot het geven van een proefdirectie.
11.2.4 De leden kunnen middels een (schriftelijke) stemming hun besluit kenbaar maken na afloop van deze proefdirectie tijdens een repetitie.
11.2.5 De repetitie met daarin opgenomen de proefdirectie(s) zal uitdrukkelijk vooraf bekend worden gemaakt.
11.2.6 Na stemming zal die kandidaat worden benoemd welke een gewone meerderheid heeft behaald.
11.2.7 Het bestuur besluit tot aanstelling.
11.2.7.1 Op deze aanstelling is een wederzijdse proeftermijn van twee maanden van toepassing.
11.2.7.2 Op deze aanstelling is een opzegtermijn drie maanden van toepassing van de muzikale leider.
11.2.7.3 Op deze aanstelling is een opzegtermijn van zes maanden van toepassing voor de vereniging.
11.3 De aanstelling van de begeleider geschiedt volgens de volgende procedure.
11.3.1 In overleg van bestuur met muzikaal leider wordt de noodzakelijkheid van een begeleider bepaald.
11.3.2 In gezamenlijk overleg wordt een geschikte kandidaat geworven.
11.3.3 Zo mogelijk twee kandidaten worden voorgedragen aan de muziekcommissie.
11.3.4 De muziekcommissie adviseert bestuur en muzikaal leider omtrent de aan te stellen kandidaat.
11.3.5 Na overeenstemming tussen bestuur en muzikaal leider stelt het bestuur de begeleider aan.
11.3.6 Op deze aanstelling is een wederzijdse proeftermijn van twee maanden van toepassing.
11.3.7 Op deze aanstelling is een opzegtermijn van twee maanden van toepassing voor de begeleider.
11.3.8 Op deze aanstelling is een opzegtermijn van vier maanden van toepassing voor de vereniging.
11.4 De muzikale leider is belast met de muzikale leiding van de vereniging zowel in- als extern. Het muzikale beleid dient te worden vastgesteld na overleg met de muziekcommissie en zoveel als mogelijk in goed overleg met de muziekcommissie.
De instrumentale begeleiding dient zich te richten naar de aanwijzingen en muzikale inzichten van de muzikale leider.
11.5 Het honorarium wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur.
11.6 Indien de muzikale leider dan wel begeleider, anders dan door ziekte, verhinderd is een repetitie of een openbaar optreden te leiden en hij het bestuur daar niet tijdig van op de hoogte beeft gesteld, zorgt hij zelf voor een vervanger.
De financiële consequenties van vervanging, anders dan door ziekte komen niet ten laste van de vereniging.
Artikel 12 COMMISSIES
De vereniging wordt geleid vanuit diverse commissies die een eigen onderscheiden taak en aandachtsgebied hebben.
Elke commissie heeft de mogelijkheid tot het hanteren van haar eigen werkwijze.
Elke commissie kan een beroep doen op het bestuur ter assistentie van de activiteiten dan wel om zeer speciale activiteiten namens de commissie over te nemen.
Wel is elke commissie gehouden één contactpersoon te benoemen als aanspreekpunt voor en vanuit het bestuur, de commissie zelf als ook de overige leden en commissies.
Tevens dienen de commissies regelmatig het bestuur op de hoogte te houden van ontwikkelingen binnen de commissies.
Tenslotte leggen de commissies minimaal één maal per jaar verantwoording af aan het bestuur inzake het gevoerde beleid.
Jaarlijks ontvangen de commissies een budget ter besteding van hun activiteiten.
Dit budget wordt vastgesteld in de algemene vergadering op grond van: verrichte activiteiten in het afgelopen boekjaar, opgestelde begroting komende boekjaar, advies bestuursvergadering en de prioriteitenstelling van de algemene vergadering.
Zo zijn er de volgende commissies te onderscheiden.
12.1 Muziekcommissie:
De muziekcommissie is het ‘hart’ van de vereniging. De dirigent is een onderdeel van de muziekcommissie.
In gezamenlijkheid dient er een verantwoord repertoire te worden samengesteld. Verantwoord in algemene zin als ook voor die gelegenheden dat er concerten dienen te worden verzorgd. Tevens het organiseren van dusdanige activiteiten dat het doel van de vereniging zo optimaal mogelijk wordt benaderd.
Dit kan bereikt worden door regelmatige repetities, optredens en concerten. De muziekcommissie is gehouden minimaal één maal per jaar een ‘eigen’ concert te organiseren, behoudens overmacht en akkoord verklaring door het bestuur. Tevens is het de taak van de muziekcommissie om voor ledenacquisitie te zorgen. Zowel in kwantitatieve als in kwalitatieve zin.
Naast de leden die bovengenoemde taken behartigen, zijn er in de muziekcommissie eveneens cie.-leden die een verbinding leggen met overige instanties en commissies. Te denken valt hier aan externe contacten, evenementen- en P.R.-cie.
De commissie kan het nodig oordelen dat er voorbereidende activiteiten worden ontplooid alvorens een bezigheid wordt opgepakt.
Na overleg met het bestuur kan er dan een gezamenlijke opdracht worden geformuleerd waarbij andere commissies betrokken worden.
12.2 De commissie Public Relations: (te lezen als PR)
De PR cie. heeft tot taak om zowel binnen als buiten de vereniging er voor te zorgen dat eenieder volledig op de hoogte is van het reilen en zeilen van de vereniging voor zover dat in de gegeven omstandigheden kan.
Intern heeft de cie. hiertoe de gelegenheid door middel van de samenwerking met de redactie-cie. Musica Media, alsook Musica Media Memo, alsmede de website.
Extern heeft de cie. de mogelijkheid om met alle media in contact te treden om de vereniging voor het voetlicht te brengen. Zowel in actieve zin ter benadering als ook om de media op de hoogte te brengen via de website. In algemene zin kan dit te allen tijde.
Specifieker komt dit aan de orde bij het optreden voor eigen concerten, tournees, gastoptredens of anderszins.
Om dit alles gestructureerd vorm en inhoud te geven werkt de P.R.-cie. aan de hand van een public-relation-plan. Dit wordt jaarlijks vastgesteld dan wel aangepast/bijgesteld.
12.3 De redactie-commissie.
De redactie-commissie heeft tot taak om met name de interne communicatie te realiseren. Zij kan dit doen door het uitgeven van een periodiek “Musica Media”.
De commissie is verantwoordelijk voor dit periodiek voor wat betreft de regelmatige verschijning alsook voor de inhoud.
De commissie werkt vanuit een redactie-statuut wat is vastgesteld in overleg met het bestuur. De commissie heeft ter volbrenging van haar taak een zeer nadrukkelijke samenwerking nodig met de overige commissies en met de commissie P.R. in het bijzonder.
12.4 Commissie Standing-by.
Deze commissie heeft tot taak alle gewone en buitengewone zaken binnen de vereniging te signaleren en daar op geëigende wijze aandacht aan te besteden.
12.5 Kleding-commissie.
Deze commissie heeft tot taak voor de koorkleding zorg te dragen.
De werkzaamheden bestaan erin de algemene vergadering voorstellen te doen omtrent de aanschaf en/of vervanging van de koorkleding. Tevens om eventueel gebruikte koorkleding in beheer te houden en daarvan de administratie te voeren. Tenslotte om de leden te adviseren omtrent het gebruik en onderhoud van de kleding. De individuele leden blijven zelf verantwoordelijk voor de aan hen in bruikleen verstrekte kleding.
Betreffende de financiële regelingen omtrent de koorkleding is de commissie gehouden aan de afspraken hieromtrent met het bestuur.
De koorkleding heeft een speciaal reglement. Dit wordt door de kledingcommissie opgesteld en zo nodig door de algemene ledenvergadering vast- dan wel bijgesteld. Vooral de bedragen kunnen jaarlijks worden herzien. Uitgangspunten zijn: dameskleding is eigendom van het koor, de herenkleding is eigendom van het betreffende lid. Als richtsnoer kan gelden de te hanteren tarieven ad € 50, — per lid (2009).
12.6 Evenementencommissie.
Deze commissie heeft tot taak om daar waar speciale activiteiten georganiseerd dienen te worden, de initiatieven te ontplooien.
Dit kan variëren van het verzorgen van activiteiten tijdens een concertreis tot het verzorgen van jubilea-activiteiten.
12.7 Commissie onderzoek & verantwoording
Krachtens de statuten wordt jaarlijks deze commissie benoemd door de algemene vergadering.
De samenstelling is dusdanig dat de leden van deze commissie niet tegeIijkertijd aftredend zijn vanwege de continuiteït. De taak van deze commissie is het eenmaal per jaar onderzoeken van de rekeningen en het gevoerde financiële beleid.
Tevens van deze bevindingen verslag uitbrengen aan de algemene vergadering met het advies het financiële beleid goed te keuren alsmede de penningmeester te dechargeren. Dit uiteraard indien de onderzoeken daar aanleiding toe geven.
12.8 Commissie Helping Hand
Deze commissie heeft tot doel het bestuur en/of de vereniging te ondersteunen met diverse uiteenlopende taken.
12.9 Financiële commissie
Deze commissie heeft een zogenaamde ad hoc status. Dat wil zeggen dat deze commissie niet permanent hoeft te functioneren, doch kan worden ingesteld op verzoek van de penningmeester dan wel het bestuur, dan wel een of meerdere leden. De opdrachten kunnen vanuit de algemene vergadering worden geformuleerd waarna ze worden vastgesteld door het bestuur. De functie van deze commissie is om de penningmeester te ondersteunen in zijn werkzaamheden. De cie. legt primair verantwoording af aan de penningmeester
Artikel 13 SLOTBEPALINGEN
13.1 Bij het toetreden tot de vereniging als lid, ontvangt het kandidaat lid een exemplaar van de statuten alsmede het huishoudelijk reglement.
13.2 Wijziging en/of aanvulling van dit reglement kunnen worden aangebracht op voorstel van het bestuur of van tenminste ééntiende deel van de geregistreerde leden, na goedkeuring door de algemene ledenvergadering.
13.2.1 Voorstellen van leden tot wijziging en/of aanvulling van het huishoudelijk reglement dienen tenminste 20 dagen vóór de algemene ledenvergadering schriftelijk aan het bestuur te zijn gezonden.
13.2.2 Tenminste één week vóór de algemene ledenvergadering dienen voorstellen tot wijziging en/of aanvulling aan de leden ter kennisneming te worden toegezonden.
13.3 Wijzigingen in het huishoudelijk reglement worden aan de leden kenbaar gemaakt middels een bijlage bij/van de notulen van de algemene vergadering waarin deze wijzigingen zijn vastgesteld.
13.4 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of een verschil van mening optreedt omtrent de toepassing van enig artikel van dit reglement, beslist het bestuur onder verantwoording aan en op de eerstvolgende ledenvergadering.
Aldus vastgesteld in de eerste algemene vergadering van “Westlandse Koor Vereniging MUSICA”, d.d. 6 februari 1992.
Voorzitter, F.M. Janmaat Secretaris, C.L. den Haan-Buijtendijk
Aldus aangepast in de algemene vergadering d.d. 13 juni 2002.
Voorzitter, T. Borsboom Secretaris J.A. den Haan
Aldus aangepast in de algemene vergadering d.d. 14 juni 2007
Voorzitter, D. de Koning Secretaris, A. Stijger